UtaSport ry:n toimintaa on tähän asti linjannut Hervannasta Turvokkeelta kopioitu toimintamalli. Yhdistyksen hallituksella on oma nimi, logo ja markkinointiväritys ja (jaostoilla) on omat nimet, logot ja väritykset, eli jokaisella Utasportin toimijalla on oma brändi. Tämän lisäksi toiminnassa ovat mukana vielä sporttituutorit, joilla on myös oma nimi ja brändi eli yhteensä yhdistyksellä on 12 eri brändiä. Yhdistyksen hallitus, eli UtaSport on juridisessa vastuussa koko yhdistyksestä, vaikka jokaisella lajikerholla on myös ollut oma hallitus ja omat (juridisesti sitomattomat) säännöt.
Ei ole liioiteltua todeta, että toimikauden 2014/2015 taitteessa koko toiminta oli pahasti vaakalaudalla. UtaSporttiin (eli yhdistyksen hallitukseen) oli vaikea löytää kiinnostuneita toimihenkilöitä ja nykyisten hallitusten jäsenten valmistuminen oli viivästynyt yrittäessä pitää yhdistys kasassa. Lajikerhot olivat vahvasti itsenäisiä toimijoita, mutta ilman yhdistyksen hallitusta olisi heidän toiminnan pyörittäminen haastavaa tai he olisivat joutuneet perustamaan oman yhdistyksen. Toimintamalli on siinä mielessä uniikki, että vastaavaa ei ole tiedossa löytyvän muualta kuin Tampereelta, kuten ei myöskään lajikerho-nimitystä.
Yhdistyksen toiminta oli ollut aika maltillista. Hallituksessa rooleja olivat puheenjohtaja, vpj, rahastonhoitaja, sihteeri, lajikerhovastaava ja kaksi sporttitutorvastaavaa. UtaSportilla oli viisi lajikerhoa ja se järjesti kaksi tapahtumaa vuodessa, yösählyn ja talviliikuntaviikon. Lisäksi sporttituutorit olivat aloittaneet lajikokeilujen pitämisen 2014, mutta 2015 lajikerhojen määrä tuplaantui. Organisoituneelle seura/joukkuetoiminnalle oli selkeä kysyntä ja uusia joukkueita on perustettu jatkuvasti, viimeisimpänä koripallon naisten joukkue lajikerho Donkkiin. Lajikerhon perustaminen tapahtui yleensä jonkin aktiivisen henkilön toimesta, joka oli valmis kasaamaan kymmenen hengen porukan ja pitämään perustamiskokouksen, jossa allekirjoitettiin lajikerhon perustamispöytäkirja. Tästä henkilöstä myös yleensä tuli lajikerhon puheenjohtaja, jonka lisäksi sääntöjen mukaan pitäisi löytää toimintaan mukaan rahastonhoitaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja.
Mutta mikä UtaSport? Tämä kysymys nousi tasaisin väliajoin keskusteltaessa yliopistolla eri ihmisten kanssa liikunnasta. ”Onko täällä joku lentopalloporukkakin, ai UtaVolley? Jaa onko se UtaDance teidän alainen toimija, aijaa en ees tiennyt! Mikä se UtaSport sitten on? Miksi pitää maksaa utasportin jäsenmaksu, jos liityn TUHO:n jäseneksi, eikö riitä että maksan vaan TUHO:n jäsenmaksun? Jos tulen sporttituutoriksi ja saan UtaSport jäsenmaksun, saanhan liikuntamaksun ilmaiseksi? Onko Atalpa auki viikonloppuisin ja koska saunat on päällä? Jos maksan UtaSportin maksun, tarviiko mun maksaa enää Unipolisportin maksua? Mikä hyöty UtaSportista on lajikerhoille? Mikä on Turvoke, entäs Soittorasia tai ACE?
Koska toiminta oli brändillisesti niin sekavaa ja toimijoita oli paljon, kesti uudella toimijalla kauan hahmottaa koko toimijoiden verkosto ja niiden väliset vuorovaikutussuhteet. UtaSport (eli yhdistyksen hallitus) piti lajikerhojen (eli alajaostojen) kanssa kaksi kertaa vuodessa, kerran keväällä ja kerran syksyllä lajikerhotapaamiset joihin kutsuttiin kaikista lajikerhoista edustajat. Näissä tapaamisissa usein keskustelunaiheeksi nousi, että olisipa kiva tehdä jotain vapaa-ajalla, tai järjestää yhdessä tapahtumia, kun kerran saman henkistä porukkaa ollaan. Lisätä yhteistyötä eri osa-alueilla, kun kerran toiminta on hyvin paljon samanlaista, mutta eri lajeissa vaan. Syksyllä lajikerhojen edustajia yritettiin koskiskella UtaSportin hallitukseen, jotta jatkuvuus olisi taattu, mutta oman lajikerhon pyörittäminen koettiin niin raskaana, että lajikerhotapaamiset olivat ihan maksimi, mihin oman toiminnan lisäksi voi ”revetä”. Hallituksen puheenjohtajalla harvoin sai pelaamisen lisäksi keskittyä vain jaoston johtamiseen, vaan joukkueiden ilmoittamiset sarjoihin, pelaajien hankkiminen ja markkinointi saattoivat kaatua hänen harteilleen. Puhumattakaan pelipaitojen ja mainosten hankinnasta. Verkkosivuille pitäisi myös tehdä esittelyteksti ja muistaa varata ensi syksyn treenivuorot.
Syyskokouksen lähestyessä hallituksen (UtaSportin) puheenjohtaja sai tehdä tiukkaa laskentatoimitusta, saadaanko seuraavalle vuodelle toimintakykyinen hallitus. Viestintään ruvettiin panostamaan 2016, ja UtaSport (hallitus) sai ensimmäisen viestintävastaavan. Hommattiin haalarimerkit, tehostettiin Facebook-viestintää ja jaettiin ensimmäisen ja ainoan yritysyhteistyökumppanin Fastin tuotteita ständillä tykkäyksiä vastaan. Näin saatiin näkyvyyttä UtaSportille, mutta samat kysymykset kaikuivat yhä: Mikä UtaSport, onko teillä jääkiekkoa tai jalkapallojoukketta? Jos maksan liikuntamaksun niin saanko UtaSport jäsenyyden kaupan päälle? Missä voin pelata salibandyä? Ai TUSKA:ssa, mistä se on lyhenne? Koko yhdistyksen tunnettuus oli huonoa kampuksella, kysyttäessä mikä UtaSport on, osasi harva vastata. Yhdistyksen näkyvin toimija oli varmasti UtaDance, koska he esiintyivät aktiivisesti yliopiston tilaisuuksissa.
Sama jännitys oli kuitenkin usealla lajikerhollakin. Syyskokouksia ja kevätkokouksia saatettiin jättää pitämättä, koska puheenjohtajilla ei ollut aikaa niitä järjestää, tai ei vaan muistanut järjestää. Fokus oli vahvasti pelaamisessa ja harjoittelussa Atalpan jumppatiloissa, mikäli aikaa lajikerhon pyörittämiseltä ja opiskelulta jäi. Aina välillä keskusteluissa nousi esiin, että kuka on tietyn lajikerhon seuraavan vuoden pj, entäs rahis? ”Eiköhän saaada joku pakotettua”, oli hyvin usein vastaus. Mitkä on teidän toiminnan suurimmat ongelmat? ”No se että ei oo tekijöitä, tai sitten meidän joukkuelaiset ei tee, ne vaan haluu pelata, ei niitä kiinnosta mikään järjestäminen. Ei voida kuitenkaan pelata, jos ei oo paitoja kukaan ei ilmota meitä sarjaan.” Mites teidän lajikerhon tulevaisuus viiden vuoden päästä, onko teillä joukkueet miehissä ja naisissa, pelaatteko liiton sarjaa vai harrastesarjaa? ”Ei olla suunniteltu tai puhuttu. Tää harrastesarja nyt on ainakin nyt ihan hyvä, en tiiä sitten mitä tulevaisuudessa. Meiltä aika moni tosta on valmistumassa, ite mukaan lukien. Eiköhän sieltä joku uus jatkaja jostain löydy tai sit pakotetaan joku peejiiksi. Ei voida laittaa toista joukkuettakaan sarjaan tai ottaa uusia pelaajia, koska ei oo ketään joka pyörittäis sitä joukkuetta sitten, mulla on ihan kädet täynnä tän harrastejoukkueen kanssa.”
2017 Yhdistyksen ja pääsääntöisesti lajikerhojen toimintaa analysoimaan perustettiin yhtenäistämistyöryhmä, jonka tarkoituksena oli tutkia, että voisiko toimintaa parantaa ja kehittää pitkäjänteisemmäksi yhtenäistämällä lajikerhojen välistä toimintaa. Yhtenäistämistyöryhmä kokousti läpi vuoden ja analysoi seuran tilaa ja keinoja kehittää sitä. Toiminnassa suurimpia tunnistettuja huolenaiheta ovat olleet hallitusten pieni koko ja tätä kautta koko seuran toiminnan jatkuvuus, yhdistyksen toiminnan tunnettuus ja sen rakenteen sekavuus jäsenistölle, sekä seuran sisäisen toiminnan ongelmat eri osa-aluilla.
Yhtenäistämistyöryhmässä toimi puheenjohtajan ja sihteerin lisäksi vaihtelevasti osallistujia eri lajikerhoista, heidän hallituksistaan sekä UtaSportin hallituksesta. Osallistamalla laajalla säteellä seuran toimihenkilöitä pyrittiin takaamaan valmisteluprosessin läpinäkyvyys sekä erilaisten vaihtoehtojen huolellinen tarkastelu. Ensimmäisessä vaiheessa keskusteltiin ja analysoitiin seuran toiminnan nykyisiä ongelmia.
Toisessa vaiheessa esiin nousseisiin ongelmiin pyrittiin löytämään ratkaisuja. Työryhmä käytti apunaan jäsenten henkilökohtaista tietotaitoa ja kokemuksia parhaista käytännöistä ja ”kilpailija-analyysiä”, eli ryhmä tutki muita urheiluseuroja kuten Jyväskylän Liikunnan Riemua ja Tampereen Pyrintöä. Yrityksistä huolimatta aikatauluja ei saatu sopimaan Riemun edustajien kanssa, mutta UtaSport ry:n perustajajäsenien kanssa pidettiin tapaaminen, jossa keskusteltiin UtaSportin perustamisesta, siihen liittyneistä teemoista ja nykyisten toimintamallien muodostumisesta, eli pyrittiin ymmärtämään perusteita nykyisten toimintaprosessien valinnoille. Tämän lisäksi pyrittiin hyödyntämään alan tietokirjallisuutta urheiluseuran brändistä, viestinnästä ja organisaation johtamiskäytännöistä.
Prosessin pääasialliseksi tarkoitukseksi määriteltiin seuran toiminnan jatkuvuuden turvaaminen sekä jaostojen hallitusten toiminnan parantaminen. Koko raportti on luettavissa täältä https://docs.google.com/document/d/1yISbmK7Q_EHNIrY6MjACIrv0KiLjHXQootCEXzQcdyg/edit?usp=sharing
”Tavoitteena on luoda olosuhteet, joissa kukin jaosto voi kehittää toimintaansa ja heidän toiminnan tulevaisuus on turvattu niin toimihenkilöiden kuin talouden suhteen. Tavoitteena on myös saada tulevaisuudessa eri jaostojen hallituksiin uusia aktiivisia toimijoita ja pitää toiminta mielekkäänä niin, ettei urheilujoukkueen tai jaoston pyörittämistä koeta taakkana. Yhtenäistämisen tavoitteena on myös paremman yhteenkuuluvuuden tunteen eli “me-hengen” ja liikuntakulttuurin luominen yliopiston liikuntaa harrastavien ihmisten kesken.”
Miksi yhtenäistämistyöryhmä sitten päätyi ehdottamaan uuden ja yhtenäisen brändin käyttöönottoa?
Suurin osa ehdotuksista ei ole mitenkään itse keksittyjä, vaan toimintaa pyritään viemään muiden seurojen toiminnasta löydettyjen hyvien toimintamallien ja käytänteiden suuntaan.
Etenkin pienillä, mutta myös suuremmilla lajikerhoilla puheenjohtajan työmäärä on ollut erittäin suuri ja lajikerhon pyörittäminen on koettu enemmän taakkaana, kuin mukavana seuratyönä. Niinpä esimerkiksi viestintään ei ole jäänyt aikaa ja lajikerhosta tiedottaminen on jäänyt. Jos kukaan ei tiedä toiminnasta, on siihen vaikea osallistua ja usean lajikerhon jäsenmäärät ovatkin laskeneet. Polarisaatio on ollut vahvaa: suuret ovat vahvistuneet ja pienet heikentyneet. Niinpä yhteisellä brändillä on mahdollisuus estää pienten lajikerhojen ja niiden toiminnan loppuminen. “Löytyisiköhän yliopistolta jotain ratsastusporukkaa..? Niin se liikuntaseura Mahti, sieltä löytyy ihan varmasti!” – On uudistuksen jälkeinen ideologia, jonka uskotaan juurtuvan.
Yhteisellä brändillä pystytään korjaamaan viestintäongelmat yhdistyksen rakenteeseen liittyen, jossa 12 eri brändiä luovat sekavan kokonaisuuden. Lisäksi nimityksen muuttaminen lajikerhoista jaostoiksi on yleismaallisempi tapa, joka auttaa ulkopuolisia hahmottamaan toimintaamme. Tästä on apua esimerkiksi yritysyhteistyötä tehdessä.
Yhteisellä värityksellä ja tunnistettavalla brändillä on mahdollista hankkia yritysyhteistyökumppaneita. Korkeakouluopiskelijoihin kohdennetun 400 jäsenen yhdistyksen, joka voi tarjota näkyvyyden 200 pelipaitaan, on helpompaa hankkia yhteistyökumppaneita, kuin 20 hengen harrastesarjan joukkueen. Sama koskee esimerkiksi FB tai IG tykkääjiä, 1500 tykkääjää (ja jatkossa toivottavasti paljon enemmän) voi tarjota laajemman näkyvyyden, kuin 100 tykkääjää. Lisäksi se mahdollistaa sen, että viestintää voidaan kehittää niin, että jotain päivityksiä voidaan jakaa hallituksen ja kaikkien jaostojen tilillä, jolloin näkyvyys on huomattavasti suurempi kuin kenelläkään yksin. Yhteistyössä on voimaa tällä saralla.
Yhteinen brändi mahdollistaa yhteen hiileen puhaltamisen eri osa-alueilla. Yhdistyksen sisällä voidaan perustaa tiimejä eri osa-alueiden kesken, jolloin esimerkiksi yhden viestintävastaavan ei tarvitse vastata yksin koko jaoston viestinnästä, vaan hän voi saada apua muilta. Jos jokin jaosto haluaisi järjestää tapahtuman varainkeruuksi, voivat toiset jaostot osallistua toimintaan esityksin tai auttamalla järjestelyissä ja organisoinnissa. Etenkin parhaiden käytäntöjen jakaminen on tärkeää, sillä ei ole järkeä tehdä kymmentä kertaa samaa asiaa, kun toiselta jaostolta voi löytyä jo ratkaisumalli kyseiseen ongelmaan.
Yhdistyksen sisäisen toiminnan selkeyttäminen. Ainejärjestötkään eivät brändää hallitusta erikseen, vaan yhdistyksen hallitus on hallitus, jolla on sääntöjen määräämä rooli yhdistyksessä. Yhdistyksen hallitukseen löytyy jatkossa kiinnostuneita, kun yhdistyksen hallituksessa päätetään korkealla tasolla jaostojen asioista. Jaostot pitävät vahvan itsemääräämisoikeuden omiin asioihin, mutta yhteisistä asioista päätetään yhdistyksen hallituksessa.
Jokainen jaosto tukee toisensa brändiä ja edesauttaa näkyvyyttä, eikä kilpaile keskenään näkyvyydestä yliopistolla. Mahdin nimen näkyminen sarjataulukossa eri lajeissa luo yhdistettävyyden siihen yliopiston porukkaan, kun taas tämän hetkisessä tilanteessa ei ole mitään toivoa yhdistää esimerkiksi TUHOA ja APAA, että ne olisivat samaa porukkaa. Lisäksi yhteinen brändi mahdollistaa sen, että esimerkiksi yliopistolla saadaan kymmenen erivärisen verkkariasun sijaan yksi yhteinen verkkariasu, jolloin voi käytävillä morottaa kaikkia samat verkkarit päällä kulkevia tyyppejä, koska tiedetään että he kuuluvat samaan yhdistykseen.
Kun brändi on laaja ja näkyvä, koska sen alla on toivottavasti jatkosssa jopa enemmän kuin 10 jaostoa, saadaan myös jatkuvuus paremmaksi. Kun toiminta on selkeää ja kiinnostavaa, on niin yhdistyksen, kuin jaostojen hallituksiin enemmän hakijoita ja enemmän jäseniä, enemmän pelaajia. Lisäksi työryhmiin löytyy paremmin tekijöitä, kun niissä selkeästi päätetään yhteisistä asioista.
